對于許多展會主辦機構、場館運營商及供應商來說，2020是極為艱難的一年。在新冠肺炎疫情的沖擊下，國外許多會展場館變成了臨時的醫護場所和疫苗接種、倉儲中心。在疫情常態化趨勢下，這些場館的部分區域可能長期處于被征用的狀態，場館利用率大幅降低。此外，企業員工也面臨著同樣的困境：受各國疫情防控政策的限制，許多主辦方和供應商不得不讓員工休假甚至被迫裁員，這對擁有成熟策展團隊的企業而言是巨大的損失。
本文旨在通過分析展會供應方現階段普遍面臨的問題，為策展人提高辦展質量提供新的思路。
場館及酒店場地問題
首先是規模預測問題。疫情的反復和其不可預測性給場館運營商造成了極大的不便，客戶往往會根據當地防疫政策將原定活動排期一再推遲。策劃人對日期和場地調度的靈活程度，決定了活動日程安排能否正常向前推進。在疫情常態化背景下，人們無法像以前一樣在同一時間、地點聚集工作，舉辦大型活動的難度較以往更大。策劃人可以根據實際情況，適當的降低客戶對活動規模的預期，如往屆5萬平方米的活動可縮小至1-3萬平方米，在活動正常舉辦的同時，保證并盡可能的提高活動質量。
其次是場館空間問題。目前國外大多數活動場館的容客量仍受到防疫政策的限制，策劃人需要在布置場館的同時，考慮如何保證與會者在參加活動時能維持彼此之間的安全社交距離。這意味著大多數的會議室和小休息室將無法在活動期間使用，而宴會廳及展廳需要在活動各環節間隙進行清潔或重新布置，這需要大量的時間和勞動力。策劃人可以通過安排茶歇等方式，延長各環節間的休息時間，但如果想要活動環節緊湊，則可能需要付出更高的勞動力成本。
第三是露天活動問題。現階段國外的活動策劃人越來越傾向于在戶外舉辦活動，很多客戶表示更希望參加完全在戶外舉行的活動，甚至是會議。而由于天氣的不確定性，活動策劃人需要為戶外活動準備更細致、更完善的應急計劃，以確保在天氣突變時，有足夠大的室內活動空間來維持與會者之間的安全社交距離，保證活動正常進行。
活動呈現形式問題
第一是技術成熟性問題。疫情的爆發使得許多活動由線下開展轉為了線上舉辦，這對線上辦展平臺有了更高的技術要求，如果與會者看不到或聽不清發言人的演講內容，那么線上活動的效果將大打折扣。活動策劃人需在前期進行大量技術測試，保證活動主持人熟悉視頻、攝像設備，最大限度的減少潛在的故障。
第二是活動選擇問題。當前是線上活動發展的大好時機，許多新的線上活動形式應運而生，形式豐富，讓人眼花繚亂。但多并不意味著好，“線上”的噱頭背后，應該要考察的是技術活動能否為展會帶來切實的價值、品質的提升，能否為參會參展者帶來更好的沉浸、學習、社交或是商務洽談體驗。這需要策劃人對活動形式進行篩選，并對主持人、演講者等進行大量評估，確保其有一定吸引線上觀眾的能力，盡可能的優化活動效果。
餐飲服務問題
最為明顯的是員工數量不足的問題。會展業停滯導致大量行業相關企業的業務流失，其中食品和飲料供應商受到的打擊尤其嚴重，大量餐飲業從業人員因此被解雇。很多酒店選擇將餐飲服務外包，或者讓活動策劃者自備餐飲服務團隊。在疫情尚未完全恢復的情況下，策劃人需要更細致的關注會議餐飲安全問題，確保相關服務人員已接受最新的食品衛生規范培訓。
其次，同以往相比主辦方可選擇的餐飲形式受到更多限制。為了維持與會者之間的安全社交距離，主辦酒店基本取消了自助餐的形式，轉為提供固定菜單，同時更改了茶歇時間，以保證食物均有獨立包裝。策劃人可以通過主題餐飲等方式，發揮創意，增強活動餐飲的趣味性。
最重要的是酒的供應問題。在提供酒類飲品的活動環境中，與會者和餐飲服務人員都很難保持社交距離。活動策劃人應該對酒精飲品供應保持極高的警惕，合理限制酒類飲品的供應，以保證所有人的安全社交距離。
在過去的一年多里，展會供應商經歷了許多特殊的挑戰。了解供應商面臨的困境，不僅有利于活動策劃人與供應商進行更有建設性的對話，同時也能給活動策劃人提供新的策展角度和方向，引發其對活動形式的創新與思考。通過對場地空間、技術選擇、餐飲服務等多方面因素的探索與定義，會展業也將迎來疫情后真正的春天。
參考原文:The New Reality for Meeting Suppliers: What Planners Need to Know, 編譯有刪減
